De term cloud is alweer passe. We weten nu onderhand wel wat het is, welke vormen er zijn en wat de voor- en nadelen zijn. De grote drie (Apple, Google, Microsoft) timmeren hard aan de weg om privé personen, het MKB en hopelijk daarna ook de grotere bedrijven in hun cloud te omarmen. De overeenkomsten tussen de kantooroplossingen van deze drie zijn erg groot. Dat maakt kiezen niet gemakkelijk. Daar waar organisaties graag kiezen voor bewezen softwareproducten van een toonaangevende fabrikant (met name Microsoft) geldt deze randvoorwaarde veel minder in de cloud. Cloud tools zijn veel generieker en je kunt veel sneller overstappen van de ene naar de andere aanbieder en zelfs producten van diverse aanbieders door elkaar gebruiken.
Apple
Apple heeft met zijn iCloud (voorheen mac.com en me.com) een mooie cloud-omgeving gebouwd, om online te werken, allemaal via je AppleID. Naast de agenda, contacten, notities, herinneringen en uiteraard webmail, biedt het bedrijf Pages, Numbers en Keynote online aan. Verder heeft Apple 5GB online opslag en een synchronisatietool die de bestanden naar je Mac of PC synchroniseert. Apple bouwt met iCloud mooi voort op de iPad en iPhone en de omgeving online is geïntegreerd met de vergelijkbare tools op de mobiele devices. Apple heeft zo een strak ecosysteem, geprezen door Apple gebruikers. De devices worden tevens geback-upped naar de iCloud. Heb je meer schijfruimte nodig, dan koop je bij Apple 20GB voor $0,99 per maand (of meer tegen extra betaling). Voor iCloud mag je Apple’s Safari gebruiken, maar nodig is dat helemaal niet. Beeldbellen met Facetime is alleen mogelijk tussen Apple devices onderling. Apple zet verder in op gezinnen met kinderen. Sinds iOS8 bestaat er zoiets als Delen met gezin. Met één enkele iTunes card (of credit card) kunnen zes personen aankopen doen in de stores. Als ouder ben je in staat de aankopen van kinderen vooraf goed te keuren. Verder biedt Apple de mogelijkheid foto’s en een familie-agenda tussen de gezinsleden te delen. Apple devices worden veel zakelijk gebruikt, en Apple heeft weliswaar beheermogelijkheden en er zijn zelfs andere MDM-oplossingen voor de Apple devices, toch is de Apple cloud erg consumentgericht. Dat gaat ze goed af, en het zakelijke gebruik gaat als vanzelf - of de IT-afdeling dit nu wil of niet - dankzij consumerization en BYOD.
Waar Apple een strakke relatie heeft tussen de iCloud en de Apple-devices, is dat bij Google heel wat minder. Natuurlijk kun je een Android device integreren met Google’s cloud en apps kopen in de Google Play app store, maar andersom is nog veel meer waar: om de Google-cloud te gebruiken is een Android-device helemaal niet nodig. Google is wat dat betreft multi-platform. Met je Google Account heb je toegang tot een Google Drive van 15GB gratis (te upgraden vanaf $1,99 per maand tot 100GB en nog meer als je per maand extra wilt betalen). De drive kan synchroniseren met devices, PC’s en Mac’s. Google heeft soortgelijke online tools: GMail, Google Keep (notities), Agenda, Documenten, Dia’s, Spreadsheets, Tekeningen. Maar Google gaat veel verder dan Apple en Microsoft. Google heeft tools om de beeldbellen (Hangouts), een social media platform, een browser met een web app store, een methode om via de cloud te printen (CloudPrinter), een tool voor remote support (Google Remote Desktop) en veel mediatools (YouTube, Maps, Earth, Translate).
Maar laten we vooral niet vergeten dat Google een advertentieplatform is. Waar we bij Apple een strak ontwerp zien van de office tools, is dat bij Google veel minder mooi opgezet. Bij Google moet je meer zoeken om alles netjes aangeboden te krijgen voor je gebruikers en zijn de tools allemaal wat ‘los’ staand. Voor bedrijven biedt Google Google Apps for Work aan, van 4 euro per maand per gebruiker tot 8 euro per maand per gebruiker. De zakelijke versie heeft allerlei voordelen, waaronder - in het geval van het 8 euro abonnement - onbeperkte schijfruimte per gebruiker!
Microsoft
Microsoft heeft al lang online platform die deels zijn overgenomen en regelmatig van naam zijn veranderd (MSN, hotmail, Windows Live) en vandaag heet het outlook.com. Het mailsysteem van Microsoft is in de loop van de tijd uitgebreid met opslagruimte OneDrive (voorheen SkyDrive), synchronisatiemogelijkheden en uiteraard een mini-office suite. Sinds Windows 8 volgt Microsoft de andere twee (Apple/Google) met een bijna verplichte Microsoft account (voorheen Windows Live ID). Degenen die Windows 8 hebben geïnstalleerd hebben dit aan levenden lijve ondervonden. Bij de webmailomgeving van outlook.com is Office Online inbegrepen. Het bevat een miniversie van Word Online, PowerPoint Online, Excel Online, OneNote Online en een Calender en People functie.
De opslagruimte is 7GB, behalve voor gebruikers van het eerste uur, die mogen de destijds toebedeeld 15GB schijfruimte blijven gebruiken. Met allerlei bonusregelingen kun je de opslag opwaarderen. Voor 1,99 euro per maand koop je er 100GB bij. Als alternatief kun je ook een Office 365 Home abonnement kopen voor10 euro per maand. Je hebt dan 1TB opslag per én de volwaardige versies van Office 365 (online en offline). Microsoft heeft nog diverse andere abonnementsvormen.
Open source
In de open source wereld zijn geen alternatieven. OpenOffice, LibreOffice en enkele anderen zijn weliswaar prima alternatieven voor Microsoft Office, maar er ontbreekt een component: de online mogelijkheid. Online werken op allerlei devices, data synchroniseren naar allerlei devices en cloud storage, het ontbreekt simpelweg. Er bestaat een gratis online office (Thinkfree Online) maar deze is geen open source.
Een winnaar?
Een winnaar is niet aan te wijzen. Elk van de drie providers heeft een eigen insteek. Waar Apple vanuit de (privé) devices de cloud aan het uitrollen is, doet Microsoft dit vanuit de installed base van lokale Windows en lokale Office installaties. Google heeft geen device- en office-historie en rolt de kantoorsuite uit naast andere online platforms en tools. Alle drie hebben ze succesverhalen van tevreden klanten. Microsoft heeft misschien de komende tien jaren de beste troef in handen: namelijk de het feit dat grote organisaties erg log zijn. Windows Server 2003 gaat EOL en wordt nog massaal gebruikt, Windows XP is EOL en is zeer lang gebruikt, evenals de oudere Office-versies. Software gaat tien jaar en langer mee. Dit wetende, is het voor organisaties gemakkelijker stilaan de Microsoft-cloud toe te voegen naast de vele andere legacy Microsoft-producten dan te kiezen voor alternatieven.
Moet je wel kiezen?
Nieuw te starten bedrijven, kleinere bedrijven, het MKB, freelancers en thuisgebruikers hoeven niet voor één aanbieder te kiezen. Flexibiliteit is hier troef en je loopt ver voorop in de kantoorcloud in vergelijking met grotere organisaties. Als je helemaal in de cloud werkt, gaan alle tools hand in hand. Je mailt met GMail, tikt je documenten met Office Online, houdt je agenda bij in de iCloud. Synchronisatie van je documenten doe je met DropBox, presentaties maak je met Prezi, enzovoort. Daar waar je support wenst of extra functionaliteit, neem je een maandabonnement. En ben je ontevreden, dan switch je zo van de een naar de ander.