Steeds vaker betrap ik mezelf erop dat ik mensen adviseer naar de cloud te gaan. Naar de cloud met de documenten en naar de cloud met productiviteitsapplicaties als tekstverwerking of e-mail.
Grote organisaties blijven het terecht moeilijk vinden en willen controle houden over bedrijfsdata, dus om mailservers te hosten is soms nog wel haalbaar maar om alle files op een externe cloud storage te plaatsen gaat veel te ver. Ik heb het hier niet over machines en data die van de public cloud naar een private of misschien zelfs wel hybride cloud verplaatst worden, maar over de verplaatsing naar de public cloud.
Maar voor kleinere bedrijven met een paar werkplekken en geen eigen servers, zoals een kledingwinkel, een cafetaria, een autogarage en dergelijk, en zeker voor zzp'ers, freelancers en zelfs thuis is de cloud de mooiste ontwikkeling sinds jaren. Cloud storage en snapshots Want laten we wel wezen, wat is er nog handiger dan uw bestanden bij Dropbox, OpenDrive of Google Drive te bewaren? Het gaat allemaal als vanzelf en de data worden naar alle gewenste werkplekken en mobiele devices gesynchroniseerd. Verder maken de meeste cloud storage oplossingen snapshots van uw bestanden, waardoor het mogelijk is tot meerdere weken terug bestanden terug te halen.
Wilt u dit als klein bedrijfje intern opzetten, dan is een NAS-systeem nodig op uw netwerk wat u dient te beheren, u moet zorgen voor accounts en toegang vanaf alle werkplekken en devices. Uitbesteden dus!
Docs in de cloud
En wat dacht u van Google Docs of Apple iCloud apps? Een tekstverwerker, een spreadsheet en presentatiepakket online. Bent u al vele jaren gewend aan de applicaties in de Microsoft suite. Dan is de overstap lastig. Het heeft meer te maken met gewoonte dan met features, er blijkt namelijk dat het merendeel van de gebruikers slechts simpele dingen doet Word, Excel en PowerPoint. Dus door de overstap missen ze geen functionaliteit, ze zoeken zich alleen wezenloos naar waar de standaardfunctionaliteit zich bevindt. Google Docs opent Excel en Word bestanden en is ook in staat dit formaat te bewaren. Voor eenvoudige documenten erg handig.
Van Outlook naar Gmail
Laten we als voorbeeld eens Microsoft Outlook nemen. Kleine bedrijven krijgen dit vaak "gratis" omdat het wordt meegeleverd bij een nieuwe PC, net als Windows. hoewel de pc ook te koop is zonder Office, is de aanschaf vaak aangeraden onder het mom van " u krijgt toch vaak Word documenten van klanten of toeleveranciers". En dus gaat men mailen met Outlook. Bij elke vervanging van pc's wordt zo Office en Outlook in stand gehouden.
Hoeveel simpeler wordt het met Gmail. Maak een account, configureer al uw mailadressen (privé, zakelijk adressen die worden geboden door de providers die uw sites hosten en meer) in Gmail en u ontvangt alle mail in Gmail en verstuurt al uw mail via Gmail. Bij het versturen kiest u de gewenst identiteit, het is dus helemaal niet zo dat de ontvangers uw Gmail mailadres ziet, zoals sommigen denken. importeer uw contacten uit Outlook als u dat wilt. Uw agenda kan ook naar Google, of naar Apple iCloud als u een iPhone hebt. Als u eenmaal mailt met Gmail bent u geheel onafhankelijk van de pc, u mailt vanaf elke werkplek, waar ook ter wereld, hebt toegang tot alle mailadressen, uw complete mailarchief op alle devices, van Android telefoon tot Apple's iPad.
Gmail is in de browser misschien niet de meest sexy mailomgeving, en soms wat lastig te bedienen maar de flexibiliteit is fantastisch.
Oriënterende fase
We zitten in een oriënterende fase, wat gaan we allemaal in de cloud doen en wat niet, en bij welke cloud aanbieder gaan we het dan onderbrengen? Het aantal aanbieders van Cloud storage en cloud apps groeit zeer snel, dus maken we niet de verkeerde keuze, moeten we niet even wachten? En durven we het aan dit met gratis oplossingen te doen of kiezen we een betaald abonnement? Hoe gemakkelijk is overstappen naar een andere aanbieder van een soortgelijke dienst, hoe vast zitten we aan een specifieke aanbieden? Kunnen bestaande documenten en data geïmporteerd worden, wat verliezen we bij de conversie en migratie? Wat levert de stap naar de cloud concreet op in geld en manuren? Dankzij BYOD en überhaupt de opkomst van tablets en zakelijk smartphones is de stap richting cloud bijna automatisch, omdat het apparaten zijn die voor 90 procent bouwen op cloud apps en data. Cloud-oplossingen voorzien in een enorme behoefte.
Privacy en security
We maken on zorgen over de privacy en meer nog de security als we naar de cloud gaan. Maar eerlijk, wat weten banken, ziekenhuizen, verzekeringsmaatschappijen, apotheken, uw huisarts en tandarts en de belastingdienst allemaal van u? Welke informatie leggen supermarkten en bijvoorbeeld tankstations met spaarkaarten of klantenkaarten/-pasjes over u vast? En hoeveel informatie hebt u op de vele webwinkels al ingevuld? Hoeveel weet uw kabel/ADSL-provider en uw mobiele telefonie provider van u? Allemaal die bedrijven weten zeer veel en u vertrouwd ze toch de informatie toe. Met cloud apps en storage is dat niet anders. We gaan ervan uit dat elke bron onze data alleen gebruiken voor de eigen diensten. Veel jongeren maken zich überhaupt geen zorgen over privacy en security.
Het einde van open source software?
Wat we helemaal lijken te vergeten is open source. Want we zouden Microsoft Office gemakkelijk kunnen vervangen door LibreOffice of OpenOffice, Outlook door Thunderbird en op sommige werkplekken zelfs Windows door Linux. Voor veel dure applicaties zijn open source alternatieven. Maar open source zit in een verdomhoekje, te gunste van de cloud. Dat komt omdat sec open source geen voordelen biedt voor de gebruikers ervan (anders dan dat het gratis is). Ook open source software moet gedistribueerd, geïnstalleerd en onderhouden worden. Nee, we kiezen voor de snelle wereld van cloud, reclame, abonnementen, apps en app stores. Is open source software gedoemd te verdwijnen naar de wereld van techneuten, geeks en nerds of is er nog ruimte voor open source op onze werkplekken en devices naast de cloud?