Mijn eerste e-mail verstuurde ik ergens eind jaren 80. Ik zat bij de researchafdeling en daar hebben we mail geïntroduceerd als extra communicatiemedium naast bellen. Je mailde vanaf een terminal (green screen) gebruik makend van UNIX mail. Er waren op het internet in Nederland maar twee andere organisaties aangesloten, dus veel communiceren met de buitenwereld kon je nog niet.
In de begintijd van mail ging er veel mis. Zo werd er wel eens een document per mail verstuurd dat intern had moeten blijven. Soms reageerden medewerkers wel eens kwaad, en veroorzaakten ze heftige discussies per e-mail. Deze e-mailstorm veroorzaakte reacties op reacties als deze ook nog eens per abuis naar alle kopiepersonen werd verstuurd. Het management vroeg zich af of e-mail wel zinvol was en of we het niet moesten ontmantelen.
In 2012 lijkt de geschiedenis zich te herhalen. Een organisatie heeft – alleen intern – e-mail uitgeschakeld als communicatiemedium. Medewerkers werden wekelijks overspoeld met honderden e-mails. Het werk had eronder te lijden, want slechts 20 procent van die e-mails was relevant en het afhandelen van alle mails kostte te veel tijd. Bovendien vond met e-mail onpersoonlijk. Intern moeten medewerkers gebruik maken van online communicatiemogelijkheden van social media (messaging), omdat dit veel meer lijkt op direct persoonlijk of telefonisch contact.
Een andere organisatie heeft zakelijke e-mail naar smartphones uitgeschakeld buiten werktijd. Medewerkers worden nu thuis niet meer lastig gevallen met zakelijke e-mails en de werk/leven-balans moet erdoor verbeteren. Zelf merk ik ook dat e-mail blijkbaar minder relevant wordt. Het moeilijker wordt om met klanten en collega’s te communiceren via e-mail. Een bericht via LinkedIn of een zelfs een SMS werkt soms beter! Misschien krijgen we in de toekomst een soort natuurlijke scheiding van berichten. Met je vrienden en kennissen communiceer je via Facebook, met je zakenrelaties via LinkedIn en voor je informatiebehoeftes filter je op bijvoorbeeld Twitterberichten.
Komt traditionele e-mail aan zijn einde? Nee, nog lang niet, maar de trend in die richting is wel gezet. Vooralsnog is e-mail de grootste gemene deler in communicatieland. Mij bereik je dus voorlopig gewoon ook nog om mijn e-mail adres.